Hospitality op maat bij Lydian
Sinds 2009 werkt Facilicom Hospitality Services samen met Lydian, een Belgisch advocatenkantoor dat gevestigd is in Brussel, Antwerpen en Hasselt. Het kantoor staat bekend om zijn full-service commerciële juridische diensten aan zowel nationale als internationale cliënten. De keuze om met Facilicom in zee te gaan was destijds een weloverwogen beslissing, en vijftien jaar later is de samenwerking alleen maar sterker geworden.
De kracht van ontzorging
“We zochten een partner die onze receptie naar een hoger niveau kon tillen. Onze receptionistes (hospitality hosts) zijn vaak het eerste contact voor onze cliënten, en die eerste indruk moet gewoon goed zijn. We hebben voor Facilicom gekozen vanwege hun vermogen om ons te ontzorgen. Het team doet meer dan enkel de dagelijkse ontvangst en het bemannen van de receptie. Ze zijn onmisbaar geworden in onze dagelijkse processen," vertelt de klant. "Of het nu gaat om het regelen van interne evenementen, zoals ISO-audits of het organiseren van social events, ze zorgen dat alles vlekkeloos verloopt."
Volwaardig deel van het team
Het Hospitality-team van Facilicom wordt niet gezien als extern onderdeel van het bedrijf. "Het voelt echt alsof ze deel uitmaken van ons kantoor. Onze cliënten en medewerkers kennen hen, en ze begrijpen precies hoe wij werken. Dat maakt een enorm verschil," aldus Lydian. Dit gaat zelfs zover dat de hosts van Facilicom meedenken over hoe bepaalde processen efficiënter en duurzamer kunnen worden. "Ze komen met ideeën om zaken zoals postverwerking te verbeteren of hoe we duurzamer te werk kunnen gaan. Ze zijn meer dan alleen een verlengstuk van onze receptie."
Facilicom en duurzaamheid: samen vooruit
Lydian deelt dezelfde waarden als Facilicom, met een sterke focus op duurzaamheid, inclusiviteit en sociale verantwoordelijkheid. "Veel van de punten waarop Facilicom zich richt, zoals het streven naar een inclusieve werkplek en duurzame oplossingen, weerspiegelen onze eigen doelen. Het is goed om te zien dat onze partner hierin meegroeit."
Wat het kantoor bijzonder waardeert, is de diversiteit binnen Facilicom. "We zien dat ook terug aan de receptie. De hospitality hosts weerspiegelen de samenleving en brengen verschillende achtergronden samen. Dat voelt heel natuurlijk aan en sluit aan bij onze eigen visie op inclusiviteit."
Het zijn soms kleine dingen – een glimlach bij binnenkomst, het aanbieden van een kopje koffie – maar ze maken een enorm verschil.
Impact op de werkomgeving en klantbeleving
Een goede ontvangst doet veel meer dan alleen een klant verwelkomen. "Als een cliënt hier binnenkomt en meteen goed wordt geholpen, draagt dat bij aan de sfeer en de toon van een vergadering," zegt de klant.
"Het zijn soms kleine dingen – een glimlach bij binnenkomst, het aanbieden van een kopje koffie – maar ze maken een enorm verschil. Onze receptie is een visitekaartje waar we trots op zijn." Bovendien doen ze meer dan enkel onthaal. "Onze eigen medewerkers ervaren de receptie ook als een belangrijke schakel. Advocaten weten dat ze kunnen rekenen op het receptieteam voor allerlei praktische zaken, van het regelen van vergaderruimtes tot het ontvangen van belangrijke documenten. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat ze zich volledig kunnen focussen op hun werk."
Flexibiliteit en vertrouwen: de basis van succes
Een van de grootste pluspunten van de samenwerking is de flexibiliteit van Facilicom. "Er zijn momenten waarop wij extra ondersteuning nodig hebben, bijvoorbeeld tijdens drukke periodes of wanneer we speciale evenementen organiseren. Facilicom zorgt ervoor dat we altijd voldoende bezetting hebben, ook als een vaste receptionist(e) met vakantie is of ziek is. Dat geeft ons enorm veel vertrouwen."
De klant waardeert ook de continuïteit en de proactieve houding van het Facilicom-team. "Ze denken met ons mee, anticiperen op wat er nodig is en zorgen ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Dat is voor ons de definitie van ontzorgen."
Langdurige samenwerking gebaseerd op vertrouwen
Na vijftien jaar samenwerking is het duidelijk dat er een sterke band is opgebouwd tussen het advocatenkantoor en Facilicom Hospitality Services. "Wat begon als een samenwerking voor receptiediensten, is uitgegroeid tot een partnerschap. Facilicom is niet meer weg te denken uit onze dagelijkse gang van zaken. Ze zijn betrouwbaar, professioneel en altijd bereid om dat stapje extra te zetten."
